Wann war das letzte Mal, dass du beinahe den ganzen Arbeitstag damit verbracht hast, ein Foto, Video oder eine Grafikdatei in den Tiefen Eurer Firmen-Ordnerstruktur zu finden? Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit es Dich monatlich kostet.
Einer Studie von GISTICs zufolge verbringen Mitarbeiter in Kreativabteilungen im Durchschnitt eine von zehn Stunden mit Dateiverwaltungsaufgaben. Das umfasst das Suchen, Organisieren und Archivieren von Dateien.
Die Suche allein macht mehr als 30% dieser Zeit aus. Das entspricht 8.200 Euro pro Jahr und Person.
Dieselbe Studie fand auch heraus, dass ein Mitarbeiter in einer Kreativabteilung 83 Mal pro Woche nach einer Kreativdatei sucht und in 35% der Fälle diese nicht findet.
Stell Dir vor, du könntest diesen Prozentsatz drastisch reduzieren und keine wertvolle Arbeitszeit mehr damit verschwenden, immer wieder den gleichen Arbeitsschritt durchzuführen.
Hier sind vier Gründe, warum moderne Marketing Teams Media Asset Management Software (MAM) bzw. Digital Asset Management Software (DAM) einsetzen:
1 – Keine Dateiduplikate
Eine produzierte Grafik, ein Bild oder Video ist oft für mehrere Abteilungen einer Firma wertvoll. Wenn ein Video beispielsweise für die interne Kommunikation verwendet und gleichzeitig auf einem sozialen Kanal freigegeben wird, dann wird diese Datei ohne ein MAM-System fast ausnahmslos in mehreren Ordnern mit unterschiedlichen Ordernamen in unterschiedlichen Abteilungen abgespeichert.
Mit Spotter Dateiduplikate einfach verhindern.
Mit Spotters MAM-Software kannst du genau dieses Duplikat-Chaos verhindern. Wie? In dem du einfach eine unbegrenzte Anzahl von Schlagworten (Tags) einer einzigen Datei hinzufügen und diese je nach abteilungsspezifischen Anforderungen (des Redakteurs, Marketing Managers etc.) benennenst.
2 – Einfachere Dateiverwaltung
Wenn man nicht gerade von Natur aus sehr organisiert ist, dann wir es meist schon schwierig, die richtigen Dateien auf seiner persönlichen Festplatte zu finden. Sobald man aber im Team arbeitet, wird die Notwendigkeit, ein bestimmtes Video oder Foto schnell aufzufinden, noch bedeutsamer.
In Teams, die ohne eine Media Asset Management Software arbeiten, wird am Ende häufig immer eine Person, zumeist widerwillig, zum sogenannten Gatekeeper, also zu der Person, die für alle anderen Dateien, Fotos, Videos und Kreativdateien organisiert und heraussucht.
Plötzlich ist diese Person fast nur noch mit dem Suchen und Auffinden von Dateien beschäftigt, und zwar über Abteilungsgrenzen hinweg.
3 – Dateiversionen
Bevor DAM Software immer beliebter wurden, wurde eine Quelldatei auf Festplatten, in Apps und Cloud Drives wie z.B. Google Drive mit unterschiedlichen Bearbeitungsständen in Ordernen abgespeichert.
Der Nachteil: Keiner im Team wusste mehr genau, in welcher Version wo was liegt.
Mit einer DAM Software könnt Ihr die neueste und beste Version einer kreativen Datei ganz einfach mit Tags versehen z.B. “v1”, “v2”, “published” oder “in review“ und bei Veränderungen direkt updaten.
Somit kann jeder im Team immer die aktuellste Datei auffinden und identifizieren.
4 – Lizenzstreitereien verhindern
Den Überblick über lizenzierte Inhalte zu behalten ist einfacher, wenn die Copyright-Informationen zusammen mit der Kreativdatei (Digital Asset ) abgespeichert sind und nicht voneinander getrennt in irgendwelchen Ordnern liegen.
Auf diese Weise kannst du, wenn bspw. YouTube aus irgendeinem Grund eines Eurer Videos fälschlicherweise als “streitbar” markiert, alle dafür relevanten Informationen versenden und die Sperre aufheben.
Und da die Datei für alle im Team auffindbar ist, kann jeder mit den entsprechenden Benutzerberechtigungen darauf zugreifen wie bspw. die Rechtsabteilung.
Spotter kostenlos einsetzen und sich auf einen neuen, verbesserten, kreativen Workflow freuen.
Möchtest du alle Vorteile einer modernen Media Asset Management Software erleben und in Zukunft noch effizienter mit anderen im Team zusammenarbeiten? Dann lege mit Spotter kostenlos los und freue Dich auf einen neuen, verbesserten, kreativen Workflow.
