WARUM IHRE FOTO, VIDEO und KREATIV-DATEI-SUCHE NICHT SO GUT WIE GOOGLE IST.
Sie sind nicht der Einzige, der so fühlt. In einer Welt, in der wir mit wenigen Tastenanschlägen alles finden, was wir brauchen, scheint die Verwaltung von Bild- und Videodateien in Unternehmen immer wieder zu scheitern. Aber warum genau ist das so? Und vor allem, was können wir dagegen tun? Jeder möchte, dass die Suche nach Fotos, Videos und Kreativdateien in Unternehmen so effizient wie bei Google funktioniert. Aber warum klappt das nicht?
BILDVERWALTUNGSPLATTFORMEN KÖNNEN NICHT WIE GOOGLE SUCHEN.
Der Online-Riese hat den enormen Vorteil, täglich aus über 3,5 Milliarden Suchanfragen zu lernen. Diese Art von Reichweite ist von unschätzbarem Wert, um Menschen das zu geben, was sie wollen. Nach diesem Beitrag werden Sie verstehen, warum die beiden Systeme nicht auf die gleiche Weise funktionieren können und warum die Suche nach Fotos, Videos und Kreativdateien in Unternehmen sehr viel schwieriger zu lösen ist. Wir alle wissen, dass Google eine todsichere Möglichkeit bietet, zu finden, was oder wen wir gerade suchen. Die Macht von Google kommt aus dem World Wide Web. Es nutzt die Fähigkeit, aus einem Meer globaler Online-Ressourcen, Suchanfragen und Anwender zu schöpfen. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten für ein Marketingunternehmen, das die Kaufgewohnheiten von Millennials untersucht. Wenn Ihre Forschung 500 Personen umfasste, würden Sie mit Sicherheit erkennen, welche Gewohnheiten ihre Zielgruppe hat.
Aber was wäre erst, wenn Sie Ihre Forschungsergebnisse auf 50 Millionen Menschen ausweiten könnten? Oder sogar auf 500 Millionen? Ihre Ergebnisse wären präziser und noch umsetzbarer. Das ist einer der Hauptgründe, warum Ihnen die Suchfunktionen Ihrer Dateiverwaltungsplattform so schwach erscheinen. Es ist nicht so, dass die verwendeten Suchmöglichkeiten minderwertig sind.
Es gibt aber so viel mehr verfügbare Kriterien, die in den Suchalgorithmus für öffentlich zugängliche Inhalte eingefügt werden können. Eingaben wie die Domänenautorität, Backlinks, Erwähnungen in sozialen Medien, Presseerwähnungen, Ankertextverteilung, Linkqualität, Domänenverkehrsqualität und Domänenantwortzeit sind Faktoren, die für eine World Wide Web-Suchmaschine verfügbar sind, jedoch nicht für die Dateiensuche in Firmen zu Verfügung stehen.
Eine solche Suche kann sich nicht auf das Datenvolumen verlassen, das täglich im World Wide Web generiert wird. Es können keine anderen Websites gecrawlt und Inhalte nach Relevanz gewichtet werden. Es ist eine bedauerliche Wahrheit, aber die meisten Suchanfragen von Mitarbeitern in Unternehmen stützen sich nur auf den Inhalt bzw. die Datei.
Dies kann die Auffindbarkeitsprobleme wichtiger Dateien wie Fotos, Videos und Kreativdateien erklären, die Menschen mit herkömmlichen Dateiverwaltungsplattformen wie SharePoint, OneDrive, Box, Dropbox und Google Drive haben. Aber es gibt Hoffnung. Es gibt bewährte Methoden, um die Auffindbarkeit von Mediendateien in Unternehmen zu verbessern, indem sogenannte “Best Practice” Methoden aus dem Wissensmanagement angewendet und in Softwarelösungen abgebildet werden. Sie können eine World Wide Web-Suchmaschine nicht in eine Dateiensuchmaschine umwandeln, aber Sie können Softwarelösungen wählen, die mit robusten Funktionen und Fähigkeiten ausgestattet sind, damit Ihr Team schneller findet, was es benötigt.
QUALITÄTEN EINER GENIALEN MEDIENVERWALTUNG UND SUCHE.
Nicht alle Bildverwaltungssysteme sind gleich. Einige dienen zur Optimierung des Speichers, andere zur Optimierung der Zusammenarbeit. Andere sind darauf ausgelegt, die Auffindbarkeit ihrer Bilddateien zu beschleunigen. Laut dem McKinsey Global Institute verbringen 19% der Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Zeit damit, nach Informationen zu suchen. Moderne Unternehmen können die durchschnittliche Zeit, die Mitarbeiter für das Suchen von Informationen aufwenden, um 6,5% senken. Dies bedeutet eine 30-35%ige Verbesserung gegenüber herkömmlichen Unternehmen und entspricht einer Einsparung von 2,5 Stunden pro Woche und 125 Stunden pro Jahr für jeden Mitarbeiter.
Einsparung von 125 Stunden pro Jahr für – jeden Mitarbeiter.
Diese Verbesserung kann durch den Einsatz von moderner Unternehmenssuchtechnologie, die “Best Practice” in der Suche einsetzen, erzielt werden.
- Macht der Metadaten
- Verbund-Suche
- Tag-Bibliothek
- Kategorien
Wenn ein Nutzer den richtigen Suchbegriff nicht kennt, helfen ihm Keywords nicht, das Gesuchte zu finden. Die besten Unternehmenssuchen gehen über die Keyword-Suche hinaus und beinhalten andere Möglichkeiten, um genau zu bestimmen, was der Benutzer benötigt. Die im Folgenden erläuterten Eigenschaften bieten alle Möglichkeiten, um die Benutzer beim Durchsuchen und Erkennen zu unterstützen.
Eine großartige Suche basiert auf der Verarbeitung umfangreicher Metadaten. Daher müssen die Metadaten des Quellmaterials erfasst werden. Viele Plattformen sammeln nur grundlegende Informationen wie Dateiname und Dateityp. Was passiert, wenn sich die Benutzer nicht mehr an den Dateinamen erinnert? Die alleinige Kenntnis des Dateityps hilft ihnen nicht, etwas zu finden.
Am wahrscheinlichsten werden sich Benutzer an andere Dinge über die Datei erinnern, wie z.B.: Wer hat es hinzugefügt? Wann wurde es hinzugefügt? Wo waren sie, als es hinzugefügt wurde? Was ist auf dem Bild, wo wurde es gepostet und wie erfolgreich war das Bild? Durch das Erinnern an eine Kombination dieser und anderer Faktoren kann ein Benutzer Fotos, Videos und Kreativdateien schnell lokalisieren. Aus diesem Grund ist die Nutzung umfangreicher Metadaten ein grundlegendes Element für eine gute Auffindbarkeit.
Heutige Mitarbeiter verfügen über viele verschiedene Programme und Plattformen, auf denen ihre digitalen Bild-, Video- und Kreativdateien liegen und eingesetzt werden. Es ist großartig, dass wir in einer so vielfältigen, technologiefreundlichen und vernetzten Arbeitswelt leben. Aber was passiert, wenn es um die Suche nach Dateien geht? Wo muss man überall suchen? Aus diesem Grund benötigen Sie eine Verbundsuche. Mit der Verbundsuche können Sie über eine einzige Suchleiste plattformübergreifend suchen. Mit Spotter können Sie genau das.
Mit Spotter plattformübergreifend suchen.
Verbinden Sie Google Drive, Dropbox und OneDrive und suchen Sie von einem einzigen Ort aus überall dort, wo Ihre Dateien bereits liegen. Die Verbundsuche ist leistungsstark, da Sie Informationen aus verschiedenen Quellen an einem einzigen Ort zusammenfassen können. Silo-ähnlicher Inhalt kann eine Achillesferse der Auffindbarkeit sein, da Benutzer nicht wissen, wo sie suchen sollen. Die Verbundsuche behebt dieses Problem, indem Benutzer eine Suchleiste zentralisieren und durchsuchen können. Gute Suchfunktionen nutzen die Möglichkeiten umfangreicher Metadaten über die Suche, aber ermöglichen es Ihnen auch, Metadaten in Form von Tags eigenständig hinzuzufügen und diese in einer Bibliothek anzuzeigen.
Tags sind Stichwörter, die sie eigenständig zu Bildern, Videos, Kreativdateien usw. hinzufügen können. Die Option, Tags zu Ihren Bilddateien hinzuzufügen, ist für Ihre Suche wichtig, da Sie und Ihre Nutzer auf diese Weise Inhalte besser kategorisieren können, um sie später leichter wiederzufinden.
Kategorien sind eine andere Art von Metadaten, die Benutzer Inhalten hinzufügen können. Sie unterscheiden sich jedoch von Tags darin, dass sie vom Systemadministrator vorab festgelegt werden; im Gegensatz zu den Tags, die in eigenen Worten eines Benutzers formuliert werden. Kategorien unterscheiden sich von Tags auch dadurch, dass sie am besten verwendet werden, wenn sie sich auf Workflow-Indikatoren (Abgeschlossen, Zu erledigen, Verschoben), konzeptionelle Themen (Best Practice, Strategie, Trend) oder branchenspezifische, häufig verwendete Begriffe konzentrieren. Wie Tags tragen Kategorien dazu bei, die Suche nach Bildern und Fotos in einem Unternehmen zu optimieren.
NICHT GOOGLE. SONDERN DAS, WAS IHR UNTERNEHMEN WIRKLICH BRAUCHT!
Wir sind es zwar gewohnt, mit einer Online-Suchmaschine leicht zu finden, was wir brauchen, aber das gilt nicht für die meisten internen Unternehmenssuchen. Am Ende durchsuchen wir immer wieder manuell verschiedene Dateien und Ordner oder rufen Kollegen an, schreiben ihnen eine SMS und senden ihnen eine E-Mail, um Hilfe bei der Suche nach fehlenden Dateien zu erhalten. Diese Art der Datei-suche ist Zeitverschwendung und führt zu Reibungsverlusten bei Mitarbeitern.
Wie benutzerfreundlich wäre es also, wenn die interne Mediendatei-Suche, die Google-Suche im World Wide Web imitieren könnte? Dies ist jedoch nicht möglich, und zwar aus all den Gründen, die wir hier erörtert haben:
Die Fähigkeit von Google, aus 3,5 Milliarden Suchanfragen pro Tag zu lernen, und die Abhängigkeit von Hunderten externer Faktoren, um relevante Ergebnisse zu ermitteln. Stattdessen müssen wir neue und innovative Wege finden, um die gleichen großartigen Ergebnisse zu erzielen und den Menschen zu helfen, die wertvollsten Fotos, Videos und Kreativdateien zu finden und zu organisieren. Dieses Whitepaper soll Ihnen veranschaulichen, wie die Suche in einem Unternehmen funktionieren kann. Dieses Whitepaper soll Ihnen veranschaulichen, wie die Suche in einem Unternehmen funktionieren kann.
Die geniale Foto- und Videomanagement Softwarelösung von Spotter.
Unsere Software-Lösung Spotter ist weit mehr als eine geniale, cloud-basierte Medienverwaltungs-Software mit einer Reihe von ausgefeilten Suchfunktionen. Spotter wurde entwickelt, um die Organisation und Suche einfach, intuitiv und so nahtlos zu gestalten, damit Sie mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben haben.
